Buchhaltung digitalisieren: Zettelwirtschaft & Zeitverlust Ade! 

Seien wir ehrlich: Für Buchhaltung muss man geboren sein. Natürlich lässt sich vieles erlernen, aber Freude an dieser Arbeit und den notwendigen Blick fürs Detail haben Sie im Idealfall von Natur aus, wenn Rechnungswesen und Steuerberatung Ihre berufliche Heimat sind. Allerdings gibt es ein paar leidige Zeitfresser, die einem die Freude an der Arbeit wahrlich verderben können. 

Fehlende Belege und ein mangelnder Überblick über offene Posten sind nur zwei von vielen Beispielen dafür, wie Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit darauf verwenden, der Zettelwirtschaft Herr zu werden. Von überquellenden Aktenschränken wollen wir gar nicht erst anfangen.

Das sollte im digitalen Zeitalter doch eigentlich besser, zeitsparender und effizienter gehen, oder? Die Digitalisierung kommt schließlich auch bei Buchhaltern an. Welche Potenziale birgt es aber überhaupt, die Buchhaltung zu digitalisieren? Die Antwort auf genau diese Frage geben wir Ihnen in diesem Artikel.

Was bedeutet Digitalisierung in der Buchhaltung?

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet zunächst einmal, dass möglichst sämtliche Geschäftsvorfälle wie Rechnungsaus- und -eingang, Einkäufe oder Lohnauszahlungen digitalisiert ablaufen und somit papierlos sind. Gleiches gilt für Kommunikation und Schriftverkehr rund um die Buchhaltung: Auch sie sollten sinnvoll und strukturiert digitalisiert sein.

Wie funktioniert digitale Buchführung?

Digitale Buchführung dokumentiert Geschäftsvorfälle lücken- und papierlos. Eigene Rechnungen bspw. werden rein digital erstellt und versandt, während eingehende Zahlungsaufforderungen und -belege notwendigenfalls digitalisiert werden. Bei der Archivierung sind die GoBD relevant, die Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. 

Steuerberater & Buchhalter: Digitalisierung bringt Vorteile & Nachteile – so sieht es unterm Strich aus

Als Steuerberater oder Buchhalter fragen Sie sich möglicherweise, ob sich der Aufwand der digitalisierten Buchhaltung tatsächlich lohnt. So viel können wir an dieser Stelle schon mal verraten: Allzu aufwändig ist es gar nicht, die digitale Buchhaltung einzuführen, wenn Sie das Thema strukturiert und durchdacht angehen. Und nach dieser ersten kleinen Hürde sparen Sie dann ohnehin Zeit und Mühe – der Digitalisierung sei Dank.

Unser wichtigster Tipp: Denken Sie bei der Einführung digitaler Steuerberatung daran, wie Ihre Arbeitsprozesse vom Anfang bis zum Ende ablaufen. Dann erst erkennen Sie, welche Stellschrauben Sie drehen müssen und wie Sie das Digitalisierungspotenzial ausschöpfen. Neben der gängigen Software zum Digitalisieren der Buchhaltung empfehlen wir eine ganzheitliche Lösung, z.B. in Form einer Collaboration Suite.

Buchhaltung digitalisieren & Vorteile nutzen 

Zuerst möchten wir Ihnen die positive Bilanz der digitalen Finanzbuchhaltung vorstellen:

• Strukturierte Ablage: In einer durchdachten Ablage können Sie und Ihre Teammitglieder sicher durch die digitale Buchführung navigieren und die richtigen Dokumente ansteuern. Eine Collaboration Suite wie IURIO bietet Ihnen die Möglichkeit, projektbezogene Workspaces anzulegen und zu archivieren. Dann bleibt zusammen, was zusammen gehört.
• Verschlagwortung: Die sinnvolle Verschlagwortung von Dateien mit sogenannten Tags hilft Ihnen, Dateien und Dokumente sicher wieder auffindbar zu machen. Wird eine Datei bspw. mit dem Tag “JA” für Jahresabschluss versehen, ist es thematisch markiert und wird Ihnen stets angezeigt, wenn Sie gezielt nach dem Tag “JA” suchen. 
• Effiziente Kommunikation: Wie viel von Ihrer Arbeitszeit verwenden Sie darauf, Fragen Ihrer Klienten per Mail zu beantworten? Vom störenden Telefonklingeln ganz zu schweigen. Mit einer Chat-Funktion kürzen Sie E-Mail-Ketten um rund 90 Prozent und ersparen sich und Ihrem Team Anrufe, die konzentrierte Arbeitsprozesse unterbrechen.  
• Erinnerungsfunktion: Ihre Collaboration Suite hat Fristen, Termine und fehlende Unterlagen im Blick, damit Sie den Kopf frei haben. Werden Arbeitsschritte fällig, erinnert IURIO die verantwortliche Person automatisch. Fehlende Belege werden ebenfalls automatisch bei Ihren Klienten angemahnt – das spart Ihre Zeit, und Sie können sich aufs Kerngeschäft statt auf die Zettelwirtschaft konzentrieren.
• Sicherer Datenaustausch: Datenaustausch und Datentransfer sind sicher, wenn sie möglichst nicht per E-Mail-Anhang geschehen – Stichwort DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)! Mit einer Collaboration Suite sind sie dank Daten-Safe auf der sicheren Seite.
• Offene Posten: IURIO hilft Ihnen dabei, den Überblick über Soll und Haben zu behalten. Da die Collaboration Suite fehlende Unterlagen anmahnt, wird das Führen einer sauberen OPOS-Liste deutlich erleichtert.

Nachteile der digitalen Buchführung im Blick 

Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es auch einige mögliche kritische Punkte, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen:

• Alle ins Boot holen: Ihr Team will abgeholt und mitgenommen werden, nicht überrollt. Wenn Sie auf digitale Buchhaltung setzen wollen, achten Sie auf ein gründliches Onboarding und kommunizieren Sie die Vorteile (siehe oben) klar und deutlich.
• Klienten überzeugen: Erfahrungsgemäß bereitet dieser vermeintliche Nachteil Steuerberatern unnötig Bauchschmerzen. Bei der Mehrheit Ihrer Klienten werden Sie mit digitaler Buchführung offene Türen einrennen. Die meisten Menschen erwarten heute digitalisierte Finanzdienstleistungen, und die anderen werden von den Vorteilen rasch überzeugt. 
• Insellösungen: Bedeutend bei digitaler Buchhaltung ist, dass Sie nicht auf falsche Pferde setzen. Oftmals erscheinen kleine digitale Teillösungen für singuläre Arbeitsschritte als Erleichterung im Arbeitsalltag – zunächst. Da diese aber letztlich nicht richtig in Ihre Arbeitsprozesse integriert sind, ist ihr Wirkungskreis begrenzt, und sie schaffen mehr Aufwand als sie vermeiden.

Sie sehen: Unter dem Strich finden Sie weitaus mehr Posten auf der Haben-Seite – die Vorteile der digitalen Buchhaltung überwiegen also deutlich. Hört sich ganz nach einer guten Bilanz an!

Papierlose Buchhaltung: Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren?

Die digitale Buchführung muss nicht zwingend mit dem monatelangen Einscannen Ihrer Papierakten beginnen. Um mit dem Thema warm zu werden, könnten Sie schon ab morgen damit loslegen, neue Vorgänge konsequent ins Digitale zu verlagern. 

Wir geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der sich auch scheinbar große Brocken wie die papierlose Buchhaltung in leicht verdauliche Häppchen unterteilen lassen: 

1. Überblick verschaffen: Welche Projekte starten bald und können direkt digital begründet werden? Was können Sie mit verkraftbarem Aufwand digitalisieren? Denken Sie dabei in Workflows, um nicht mit zahllosen digitalen Insellösungen zu enden.
2. Ihr Team abholen: Müssen Sie hier erst Überzeugungsarbeit leisten, oder rennen Sie offene Türen ein? Berücksichtigen Sie unbedingt das Mindset Ihrer Mitarbeitenden in puncto digitale Buchführung & Co!
3. Ihre Klienten mitnehmen: Auch sie sollten die richtigen Argumente hören, damit sie den Schritt in Richtung digitale Buchhaltung leichtfüßig machen können. Mehr und intensivere Beratung wird auch sie überzeugen.
4. Zusammenarbeit neu denken: Überlegen Sie, wo und wann Digitalisierung hilfreich für die Zusammenarbeit sein kann. IURIO bringt als Collaboration Suite Workflows in Fluss, statt in Funktionen zu verharren. Das verschafft Ihnen wertvolle Zeit für Beratung, entlastet Ihr Team und schont Ihre Nerven.
5. Kommunikation hinterfragen: Es muss nicht wegen jeder Kleinigkeit telefoniert oder gemailt werden. Ziehen Sie stattdessen Bilanz, wie viel Zeit Sie mit effizienterer Kommunikation sparen könnten.
6. Datentransfer: Was muss tatsächlich noch in Papierform sein und welche Papiertiger lassen sich im Digitalen unterbringen? Hinterfragen Sie tradierte Buchhaltungsmuster – schließlich arbeiten Sie ja auch nicht mehr mit dem Rechenschieber.
7. Loslegen!

How-to digitale Buchhaltung: Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Klienten

Wie Ihnen unsere kleine Anleitung vor Augen führt, muss Buchhaltung zu digitalisieren keine Mammutaufgabe sein. Als Juristen, die eine Collaboration Suite für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Anwälte entwickelt haben, kennen wir die Arbeitsabläufe Ihrer Branche genau. Wir wissen, vor welchen Herausforderungen Sie stehen, und beantworten Ihnen im Folgenden die häufigsten Fragen. 

Wie kann ich Belege digitalisieren und sicherstellen, dass ich sie wiederfinde?

Auch wenn Sie noch Belege und Rechnungen in Papierform erhalten, können Sie sie einscannen. Damit die Digitalakten aber auch auffindbar sind, bitte unbedingt sinnvoll verschlagworten! Wir empfehlen Ihnen auf eine Software zu setzen, mit der Sie über einen Tag jedes Dokument zweifelsfrei einem Vorgang bzw. Thema zuordnen können – z. B. „GuV“ für Gewinn- und Verlustrechnung oder „JA“ für die Jahresabschlüsse.

Wie kann ich Belege aufbewahren und für alle Beteiligten nutzbar machen?

Nichts ist lästiger als unauffindbare Dokumente, während ein Teammitglied ausfällt. Dem beugen Sie vor, indem Sie Vorgänge thematisch zusammenfassen und archivieren. Mit der richtigen Collaboration Suite können Sie und Ihre Mitarbeitenden auch aus dem Homeoffice auf die gesuchte Datei zugreifen. Erneut helfen Ihnen dabei die Tags – dank sinnvoller und intuitiv verständlicher Verschlagwortung sind Nachfragen überflüssig.

Was hat die GoBD mit papierloser Buchhaltung zu tun?

Ob im Digitalen oder im Aktenordner: Die GoBD gibt den Ton an. Die griffige Buchstabenkombination ist das Kürzel für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. 

Ordnungsgemäße und vor allem lückenlose Buchführung ist im Digitalen genauso Pflicht wie im Analogen. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Software unbedingt auf DSGVO-Sicherheit und GoBD-konforme Langzeitspeicherung, damit Sie auch nach Jahren auf Vorgänge zugreifen können. 

Wie kann ich mit digitaler Buchhaltung meine Workflows optimieren und Zeit sparen?

Hier kommen die Vorteile des papierlosen Büros sowie einer strukturierten digitalen Ablage zum Tragen. Alle Berechtigten können digital auf die benötigten Unterlagen zugreifen. Ergänzt um ein digitales Projektmanagement, sind auch sämtliche Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar.

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Achten Sie zudem auf folgerichtig und logisch durchdachte Vorgänge, die sich in einem möglichst hohen Grad an Automatisierung niederschlagen sollten, etwa beim Erfragen von fehlenden Unterlagen. Was Sie und Ihr Team nicht händisch erledigen müssen, spart Ihnen Zeit!

Ist digitale Buchhaltung Pflicht?

Nein, digitale Buchhaltung ist eine Option und keine Pflicht. Wenn Sie allerdings mit der Zeit gehen und Arbeit wie Zusammenarbeit auf ein neues Level heben wollen, raten wir Ihnen dringend dazu. Mit IURIO setzen Sie auf eine Collaboration Suite und Steuerberater Plattform, die Ihnen den Übergang leicht macht. Rechner statt Rechenschieber, lautet der Wahlspruch für ein modernes Arbeitgeber-Image. 

Positive Bilanz: Warum Buchhaltung digitalisieren sich für Sie lohnt

Wie Sie sehen, kann digitale Buchhaltung das Zaubermittel sein, um Zeitfresser und Zettelwirtschaft in den Griff zu bekommen. Wichtig aber ist, ganzheitlich zu denken und die papierlose Buchhaltung nicht isoliert zu betrachten. Vielmehr soll sie sinnvoll in den Zusammenhang Ihrer Arbeitsprozesse integriert werden, damit sie unter dem Strich ein lohnendes Unterfangen ist. 

Die Buchhaltung zu digitalisieren, ist kein Hexenwerk. Mit den richtigen Tools funktioniert vieles wie von Zauberhand, und aus Zeitfressern werden kleine Tasks, die Ihre Software mit links erledigt. Sie möchten wissen, welchen Beitrag eine Collaboration Suite zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung leisten kann? Zeigen wir Ihnen gern – melden Sie sich bei uns!

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