Datenräume in der Cloud – Warum jeder Anwalt damit arbeiten sollte

Mit einem Datenraum kannst du jederzeit und überall auf deine Dokumente zugreifen. Das führt zu einer unmittelbaren Effizienzsteigerung – nicht nur im internen Workflow, sondern auch in der Arbeit mit deinen Mandanten. Was du über den Einsatz von Datenräumen wissen solltest, haben wir hier für dich im Überblick.

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Ein Datenraum ist eine ganz schön praktische Angelegenheit. Das hat sich nicht nur bei zahlreichen privaten Anwendern in den letzten Jahren herumgesprochen, auch im beruflichen Alltag finden Datenräume viel Anklang. Der vielleicht bekannteste Anbieter ist hier vermutlich Dropbox. Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist dessen Verwendung für Unternehmen jedoch sehr kritisch zu betrachten. Noch heikler wird es für Anwälte, da hier zusätzlich zum Datenschutz auch noch das weitaus strengere Berufsrecht beachtet werden muss. Trotz alledem müssen Anwälte und Steuerberater aber nicht auf die Verwendung von Datenräumen verzichten – vorausgesetzt, sie entscheiden sich für den richtigen Anbieter. Legal Tech Tools wie IURIO bieten ihren Nutzern aus dem Rechtsbereich sichere Cloud-Lösungen mit allen damit verbundenen Vorteilen für einen unkomplizierten Workflow. Jederzeit und überall.

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Datenraum – was ist das überhaupt?

Ein Datenraum ist ein virtueller Ort in einer Cloud, in dem digitale Dokumente und Dateien abgespeichert werden können. Auf diesen Datensafe kannst du von überall aus zugreifen – egal, ob im Homeoffice, im Zug oder im Büro. Bei IURIO ist der Name des Safes auch wirklich Programm, denn wir arbeiten mit einer hochsicheren clientseitigen Verschlüsselung, die sogar noch sicherer ist als eine End-to-end Verschlüsselung.

Unschlagbarer Vorteil eines Datenraums ist die Möglichkeit, auch anderen Personen Zugriff auf bestimmte Daten geben zu können. IURIO arbeitet hier mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, sodass du als Besitzer des Datensafes stets die Kontrolle darüber hast, wer wie in welche Dateien Einsicht nehmen und diese verändern kann. Ein Datenraum kann also noch weitaus mehr, als bloß Dateien zu speichern und das erleichtert die interne wie auch externe Zusammenarbeit mit Kollegen und Mandanten.

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Häufige Bedenken sind unbegründet

Trotz all dieser Vorzüge halten sich gewisse Mythen rund um die Verwendung von Datenräumen recht hartnäckig. Vor allem das Thema Sicherheit verursacht oftmals große Bedenken. Dabei sind Datenräume in der Cloud, die so wie IURIO bestimmte Voraussetzungen erfüllen, in vielen Fällen sogar sicherer als On-Premise-Lösungen. Und die Mandanten? Wollen die mit ihrem Anwalt überhaupt in einem Datenraum zusammenarbeiten? Die Sorge, man würde seinen Mandanten damit ein weiteres Tool und noch eine App gegen ihren Willen aufbürden, ist völlig unbegründet. Laut Umfragen wünschen sich nämlich 69 % der Mandanten einen Anwalt, mit dem sie digital zusammenarbeiten können. Und das geht weit über die Kommunikation per E-Mail hinaus. Die Möglichkeit, Daten kollaborativ austauschen zu können, zeugt heute vom innovativen Mindset einer Kanzlei – und wird in Zukunft aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung der gesamten Branche zu einer Grundvoraussetzung werden.

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Für die kleinen und großen Projekte

Datenräume bringen Ordnung in große, komplexe Projekte, auf die mehrere Personen gleichzeitig Zugriff haben müssen. Sie eignen sich aber auch genauso gut für sehr kleine Mandate. Deren Betreuung ist nämlich trotz ihres verhältnismäßig geringen Umfangs meist sehr zeitintensiv. Datenräume reduzieren den Verwaltungsaufwand und die notwendige Korrespondenz mit den einzelnen Mandanten via E-Mail und schaffen zugleich automatisch eine übersichtliche Struktur. Mit IURIO kannst du so viele Datenräume anlegen, wie du gerade benötigst. Jedes noch so kleine Mandat erhält seinen eigenen Raum in der Cloud. Damit schonst du deinen Posteingang und gestaltest den gesamten Arbeitsprozess weitaus effizienter. Und was für die kleinen Dinge schon so gut funktioniert, klappt natürlich auch für die großen.

Datenräume reduzieren den Verwaltungsaufwand und die notwendige Korrespondenz mit den einzelnen Mandanten via E-Mail und schaffen zugleich automatisch eine übersichtliche Struktur.

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Der Datenraum von IURIO: vernetzt, verknüpft, verschlüsselt

IURIO ist ein Datenraum, der speziell für die Bedürfnisse von Rechtsanwälten entwickelt wurde. Dabei stehen folgende Funktionen im Vordergrund:

1. Datensafe in der Cloud: Auf den Datensafe von IURIO kannst du immer zugreifen. Außerdem bist du nicht an ein bestimmtes Endgerät gebunden und hast mit der App die Möglichkeit, vom Smartphone aus zu arbeiten. So können besonders dringende Dinge auch schnell unterwegs erledigt werden und wichtige Informationen sind jederzeit unkompliziert verfügbar.
2. Übersichtliches Interface: Du siehst genau, auf welche Daten ausschließlich du selbst zugreifen kannst und welche auch für den Mandanten oder sogar eine gegnerische Kanzlei bestimmt sind.
3. Höchste Sicherheit: Die spezielle Verschlüsselung erfüllt nicht nur die Richtlinien der DSGVO, sondern auch sämtliche berufsrechtliche Auflagen.
4. Automatische Versionierung: Diese Funktion stellt einen enormen Effizienzgewinn dar. Unterschiedliche Versionen müssen nicht mehr mühsam händisch angelegt werden, sondern werden von IURIO automatisch erstellt. So bleibt alles übersichtlich und langes Suchen gehört der Vergangenheit an.
5. Tracking: Mit dem Tracking hast du immer den genauen Überblick darüber, wer wann welche Dokumente bearbeitet oder heruntergeladen hat.
6. Verknüpfung von Aufgaben mit Dokumenten: Wer hat in welchem Dokument noch etwas zu erledigen? Dank der Verknüpfung von Aufgaben mit Dokumenten wissen alle Nutzer jederzeit, was noch erledigt werden muss und wer dafür zuständig ist.

Im Datensafe von IURIO kannst du nicht nur Dateien ablegen, sondern auch neue Dokumente mit Microsoft-Office erstellen. Alle Personen, welche die entsprechenden Zugriffsrechte haben, können auf diese Dateien zugreifen und sie bearbeiten – das funktioniert auch gleichzeitig. Die vorgenommenen Änderungen sind selbstverständlich auf einen Blick nachvollziehbar, was zusätzlich Zeit erspart.

Im Datensafe von IURIO kannst du nicht nur Dateien ablegen, sondern auch neue Dokumente mit Microsoft-Office erstellen.

Für jedes deiner Projekte kannst du einen eigenen Workspace mit einem dazugehörenden Datensafe anlegen. Du bestimmst, wer mitarbeiten und auf die darin abgelegten Dateien zugreifen kann.

Darum sind Datenräume für Anwälte so sinnvoll

Alles schön und gut, aber was bedeutet nun die Nutzung eines Datenraums wie IURIO für deine Arbeit? Eine ganze Menge und vor allem zahlreiche Vorteile:

1. Die Features gestalten deine tägliche Arbeit wesentlich effizienter. Du kannst so in derselben Zeit mehr Dinge erledigen, was zu einer unmittelbaren Umsatzsteigerung führt.
2. Spezielle Legal Tech Anbieter wie IURIO erhöhen das Ausmaß der Datensicherheit. Du brauchst dir also keine Gedanken mehr darüber zu machen, wie du deine Dateien möglichst sicher verwahren kannst.
3. Deine Mandanten können das Ergebnis deiner anwaltlichen Arbeit – die ja zu einem Großteil in der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten liegt – jederzeit ganz übersichtlich sehen und das auch noch unter besonders hohen Sicherheitsvorkehrungen.
4. In den meisten Fällen finden die Kommunikation und Übertragung von Daten zwischen Anwalt und Mandant derzeit via E-Mail statt. Das führt zu einer täglichen Flut an Nachrichten im Posteingang, die organisiert und deren Anhänge heruntergeladen und sortiert werden müssen. Darüber hinaus ist die Verwendung von E-Mails eigentlich viel zu unsicher und die meisten Anbieter unterstützen große Dateianhänge über zehn Megabyte nicht. Die Verwendung eines Datenraums reduziert diese tägliche Masse an
5. Nachrichten und löst zugleich die Frage, wie größere Dateien auf sichere Weise untereinander ausgetauscht werden können.

IURIO ist mit seinen Features und den hohen Ansprüchen an die Sicherheit ein Datensafe, auf den du dich bei deiner täglichen Arbeit wirklich verlassen kannst. Ob das Tool wirklich genau das richtige für deinen Workflow ist, kannst du mit unserer kostenlosen Demoversion ganz einfach und unverbindlich testen.

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