Homeoffice, digitale Zusammenarbeit, Führung aus der Ferne, Mandant:innenberatung über Videochat: Über Nacht haben sich Kanzleien aufgrund der Pandemie neu organisieren müssen. Die Anforderungen waren noch nie höher, gleichzeitig aber auch die Chancen und Potentiale.
Der Report “#Zukunftskanzlei reloaded” befasst sich mit den Herausforderungen und Möglichkeiten im Jahr 2022 und beschreibt, wie die Kanzlei der Zukunft aussieht. Wir haben uns den Report angeschaut und die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst.
Bereits vor der Pandemie waren die Herausforderungen der Branche vielfältig: Fachkräftemangel, digitale Transformation, Automatisierung sowie die Veränderung von Werten und Normen prägten die neue Arbeitswelt. Spätestens in der und durch die Pandemie wurden Kanzleien systemrelevant und bekamen deutlich zu spüren, welche wirtschaftlichen Folgen das Virus mit sich brachte.
Die oft noch analoge Kanzleibranche wollte sich erst an den digitalen Wandel herantasten, doch dafür blieb in den vergangenen zwei Jahren keine Zeit. Deshalb heißt es nun Handeln und auf die aktuellen Umstände reagieren und Chancen nutzen. Denn, eines steht fest: Die Digitalisierung ist gekommen um zu bleiben.
„Wer nicht offen ist für Veränderungen, braucht am Ende den Druck von außen – und der wird kommen.“
-Sarah Klinkhammer, Steuerassistentin und Digitalisierungsmanagerin in der Dortmunder Steuerberatungsgesellschaft Dieckhöfer & Partner.
Kollaboration anstatt Lone Wolf
Im 21. Jahrhundert ist die gesamte Welt global vernetzt. Wir tauschen uns über Messenger-Dienste aus und kommunizieren über Webplattformen. Ob Telefon, Videocalls oder Online-Meetings: Der Ruf nach einer einfachen, aber effizienten digitalen Kommunikation wird immer lauter. Dabei ist es Kanzleien besonders wichtig, kollaborativ zu arbeiten. Die Vernetzung von Kanzleien mit anderen Kanzleien, Mandant:innen, Spezialist:innen und Partner:innen ist für 92% der Befragten von hoher Bedeutung.
In der Umsetzung der Vernetzungspläne hängen viele Kanzleien ihren Zielen noch hinterher. Dabei gibt es schon Kollaborations-Plattformen am Markt, die es Teams, Kanzleien und auch Mandant:innen erlauben auf einer Plattform übergreifend zu kommunizieren, zusammen zu arbeiten und Informationen zu teilen.n?
Eine digitale Zusammenarbeit ist für eine Kanzlei der Zukunft nicht mehr wegzudenken: Mit einer cloudbasierten Plattform können Sie sicher Informationen und Daten austauschen, Projekte und Dokumente managen sowie mit ihren Mandant:innen und Mitarbeiter:innen kommunizieren.
Vertrauen als Schlüssel zum Erfolg
Das A und O einer jeder Kanzlei ist - und wird immer - die Mandant:innenbetreuung bleiben. Für rund 86 % der befragten Personen spielt auch die virtuelle Beratung eine zentrale Rolle. Steuerberater:innen werden sich wandeln von reaktiven Dienstleister:innen zu aktiven, persönlichen, ganzheitlichen Berater:innen. Auch für die Beratung können neue Technologien verwendet werden. Dadurch werden sich die Beziehungen zu Mandant:innen und die Jobprofile in den Kanzleien zwar verändern, allerdings ist Veränderung nichts Negatives.
Wichtig ist, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Kunde:innen wohl fühlen. Stichwort: Vertrauen und Sicherheit! Kanzelein müssen auf hochsichere und verschlüsselte Softwares setzen, die es Ihnen erlauben sensible Daten datenschutzkonform hochzuladen, zu bearbeiten und auszutauschen. E-Mails sind out, smarte Kollaborations- und Kommunikationstools sind in!
„Ich nutze die Digitalisierung zur Vereinfachung und Optimierung von Prozessen, zugunsten von Beratung.“
- Henning Blank, selbstständiger Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Nordbaden.
Ressourcen sinnvoll einsetzen
Wer sagt “über Geld spricht man nicht”, liegt falsch. Deshalb kommen wir nun zum letzten Punkt, der eine treibende Kraft für alle Beteiligten spielt: das liebe Geld. Dabei geht es nicht um die Frage, wo Sie Geld einsparen, sondern wo Sie Zeit sparen können. Denn: Zeit ist die wahre Währung. Digitale Prozesse und verkürzte Arbeitswege helfen Kanzleien im Tagesgeschäft dabei, nicht die unnötige Extrameile zu gehen und stattdessen die gewonnenen Ressourcen sinnvoll und effektiv zu nutzen.
95% der Befragten sagen, der Aufbau einer zentralen Datenstruktur sei ein wichtiges Thema, um ressourcenschonend und effizient zu arbeiten. Eine umfangreiche Digitalisierung der Kanzleibranche ist notwendig und der nächste Schritt Richtung Zukunft. Printdokumente werden mithilfe von Software-Tools digitalisiert und in sogenannten Kollaboration-Suite können Sie die Produktivität und Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen tracken und analysieren, wo Sie Zeit und Geld verlieren.
Die Zukunft der Kanzleien
Wie bereits anfangs erwähnt, benötigt es oft drastische Ereignisse, damit sich etwas verändert. Die vergangenen zwei Jahre waren prägend, für die gesamte Branche und ihre Angestellten. Aber könnte der Zeitpunkt besser sein?
Die Digitalisierung ist schneller gekommen als gedacht und stellt uns vor große Herausforderungen, doch genau jetzt ist die Zeit gekommen, um die Chancen zu nutzen. Wie können also Sie auch zur Kanzlei der Zukunft werden und gleichzeitig die Zukunft der Kanzleien mitgestalten?
Finden Sie heraus, welche Bedürfnisse Ihre Kanzlei und Ihre Mitarbeiter:innen haben und evaluieren Sie, an welchen Punkten Sie ansetzen wollen. Testen Sie verschiedene Tools und entscheiden Sie sich schließlich für jenes, bei dem Sie sich wohlfühlen und das für Sie den größten Kosten-Nutzen-Vorteil mit sich bringt. Sehen Sie den Wandel nicht als Bedrohung, sondern seien Sie Vorreiter:innen und Vordenker:innen und gestalten Sie die Zukunft aktiv mit.
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