Der digitale Notariatsakt klingt verlockend: Sowohl Klient:innen als auch Notare profitieren von effizienteren, schnelleren Prozessen und einer ortsunabhängigen Beratung. Viele Notare haben jedoch Bedenken, ob sich ihre Dienstleistungen sicher, datenschutzkonform und einfach in die digitale Welt übertragen lassen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Video-Ident-Verfahren, Datenräume, NEIV-Verordnung & Co. wissen müssen. Damit auch bei Ihnen der digitale Notariatsakt ein voller Erfolg wird.
Die Digitalisierung schreitet stetig voran und hat – befeuert durch die Corona-Pandemie –mittlerweile auch für Notare die rechtlichen und technischen Voraussetzungen geschaffen, um viele Services digital anzubieten. Diese werden von Klient:innen immer stärker nachgefragt.
Kein Wunder, bedeutet der digitale Notariatsakt schließlich viele Erleichterungen. Von der Zeitersparnis über die Barrierefreiheit für nicht mobile Klient:innen bis hin zur völligen Ortsunabhängigkeit der Beratung. Ob sich der oder die Klient:in gerade am heimischen Schreibtisch, im Büro oder im Urlaub auf den Kanaren befindet, ist komplett unerheblich. Umweltfreundlicher ist dies aufgrund der wegfallenden Reisekosten noch dazu.
Digitalisierung ja – aber wie sieht das im Notariats-Alltag aus?
Aber: 83% aller Notare sind aktuell noch unentschieden. Warum? Es bestehen Bedenken in Bezug auf die Sicherheit, DSGVO-Konformität oder auch die Benutzerfreundlichkeit von digitalen Tools – gerade für ältere Klient:innen. Und nicht zuletzt: Die Dienstleistung eines Notars zeichnet sich durch sorgfältige Prüfung aller Anliegen und eine kompetente Beratung aus. Diese für Klient:innen besonders wichtigen Werte in die digitale Welt zu überführen, ist eine Herausforderung.
Die Entwicklung hin zu reinen Abwicklungsaufträgen, die Abhängigkeit von Vermittlungsplattformen, die Auslagerung von Prozess-Schritten an externe Dienstleister– kurzum, die Hoheit über den notariellen Prozess aus der Hand geben zu müssen… all dies sind berechtigte Einwände vieler Notare.
Dass es erprobte Lösungen gibt, mit denen Notaren diesen Problemen aus dem Weg gehen, erfahren Sie später in diesem Artikel. Zunächst klären wir den aktuellen Stand der Fakten: Welche Dienstleistungen können Notare aktuell überhaupt digital anbieten, welche nicht? Welche Voraussetzungen gibt es dafür und wie läuft es ab?
Arten von digitalen Dienstleistungen und deren Voraussetzungen
Im Zuge der andauernden Corona-Pandemie erweiterte der Gesetzgeber im Jahr 2020 den Umfang an notariellen Dienstleistungen, die auch auf digitalem Weg möglich sind. Dies sind:
· Digitale Beglaubigungen von Unterschriften
· Digitale Notariatsakte
· Digitale Generalversammlungen bzw. notarielle Protokolle
Übrigens: Weiterhin auf physischem Weg erfolgen muss die Errichtung von Testamenten und letztwilligen Verfügungen. Nicht möglich ist es außerdem, eine beglaubigte Kopie auf digitalem Weg herzustellen.
Bevor ein digitaler Notariatsakt eine digitale Beglaubigung stattfinden kann, muss als Erstes die Identität der Klient:innen digital überprüft werden. Welche Anforderungen die Identitätsprüfung erfüllen muss, legt die Notar-E-Identifikationsverordnung (NEIV) fest. Demnach müssen alle Parteien ein sogenanntes Video-Identifikationsverfahren (Video-Ident-Verfahren) durchlaufen. In diesem wird die Identität der Personen online mittels Lichtbildausweis und Handysignatur festgestellt.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Voraussetzungen, die Klient:innen erfüllen müssen:
· Smartphone und gültige Handysignatur
· Amtlicher Lichtbildausweis (Reisepass oder Personalausweis)
· Laptop/PC mit integrierter Webcam, Lautsprechern und Mikrofon
· Gute Internetverbindung
Ablauf des digitalen Notariatsaktes
Sind diese Voraussetzungen gegeben, läuft eine digitale notarielle Dienstleistung grundsätzlich folgendermaßen ab:
Im ersten Schritt absolviert der oder die Klient:in das Video-Ident-Verfahren. Dafür muss der oder die Klient:in in der Regel einen Onlinetermin bei einem externen Dienstleister buchen und das Verfahren selbstständig durchlaufen.
Nach einer gewissen Wartezeit für die Datenverarbeitung tauschen Notar und Klient:in die benötigten Unterlagen und Dokument über einen sicheren Datenraum aus. Dabei handelt es sich um sicher verschlüsselte virtuelle Räume, in denen die Dokumente für die verschiedenen Parteien online hochgeladen werden können.
Anschließend erfolgt die eigentliche Videokonferenz zwischen Notar und Klient:in, in der das betreffende Dokument unterzeichnet wird. Der oder die Klient:in benutzt dafür die qualifizierte elektronische Signatur. Der Notar bringt seine elektronische Amtssignatur auf dem Dokument an.
Wie wäre es nun, wenn dieser Prozess noch deutlich einfacher ablaufen könnte? Ohne zusätzliche Arbeitsabläufe, neue Prozess-Schritte und externe Dienstleister? IURIO bietet all das.
Vorteile des digitalen Notariats mit IURIO
Die IURIO Collaboration-Suite ermöglicht es Notaren, so einfach und zeitsparend wie nur möglich, die ihnen übertragenen hoheitlichen Aufgaben auf digitalem Weg zu erfüllen. Mit IURIO läuft der gesamte Prozess des digitalen Notariatsakts, anders als üblicherweise, komplett innerhalb von IURIO und ohne Fremddienstleister ab. Natürlich erfüllt IURIO darüber hinaus auch alle rechtlichen und datenschutzrelevanten Anforderungen.
IURIO-Vorteile auf einen Blick:
· 100% DSGVO-konform
· 100% konform mit der Notar-E-Identifikations-Verordnung -NEIV
· Hochsicherer Daten-Upload und -Austausch (A-Trust Alternative)
· Clientseitig verschlüsselt
· Keine Auslagerung der Identitätsprüfung an Fremddienstleister
· Erspart Klient:innen umfangreiche Vorbereitungen
· Beinhaltet ein komfortables Online-Meeting Tool
· Europaweite Online-Signatur für Dokumente
· Einfach zu bedienen
· Gemeinsam mit Notaren entwickelt
· Individuelles Pricing-Modell je nach Notariat (weitere Infos zum Pricing hier)
Aktuell gibt es bereits Notare, die erfolgreich mit der IURIO Collaboration-Suite arbeiten. IURIO User-Notar Dr. Gerhard Knechtel:
„Unser Anspruch ist es, bei digitalen Anwendungen zur Ausübung unserer notariellen Aufgaben federführend zu sein und zu bleiben. Mit unserem Partner IURIO erreichen wir genau das. Wir haben den gesamten digitalen Prozess in unserer Hand, ohne abhängig von Fremddienstleistern oder von Vermittlungs- bzw. Werbeplattformen zu sein. Mit IURIO können wir so direkt und persönlich wie gewohnt, auch online mit unseren Klient:innen arbeiten. Darum hat sich IURIO für uns in der täglichen Praxis rasch als komfortable und professionelle Lösung etabliert.“
Dank IURIO Notare ihre gewohnten Prozesse 1:1 in die digitale Welt übertragen und auch weiterhin ihren wichtigsten Wert an die Klient:innen weitergeben: Eine kompetente, zügige und gründliche Beratung.
Im Vergleich: Ablauf eines digitalen Notariatsakts mit und ohne IURIO
Fazit
Notare kommen nicht umhin, sich mit der Digitalisierung ihrer Dienstleistungen zu beschäftigen. Das digitale Notariat bringt zahlreiche Vorteile wie etwas zeitliche und örtliche Unabhängigkeit mit sich und wird von immer mehr Klient:innen nachgefragt.
Bei der Auswahl der passenden technischen Lösung sollten Notare darauf achten, dass alle rechtlichen Vorgaben wie etwa das Video-Ident-Verfahren gemäß der NEIV-Verordnung erfüllt sind. Darüber hinaus sind insbesondere solche digitale Lösungen besonders effizient und zeitsparend, bei denen der gesamte Notariatsakt innerhalb einer Plattform abläuft und nicht auf Fremddienstleister sowie zeitraubende zusätzliche Prozess-Schritte zurückgegriffen werden muss. So können sich Notare auch weiterhin auf den zentralen Kern ihrer Arbeit konzentrieren und ihre Klient:innen umfassend beraten.
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