Legal Tech Tools: besser in der Cloud oder On-Premise?

Auf der Suche nach dem richtigen Legal Tech Tool für deine Kanzlei wirst du schon bald auf eine einfache, aber doch sehr wichtige Frage stoßen: Sind Lösungen in der Cloud besser oder soll lieber alles On-Premise laufen? Wir helfen dir bei deiner Entscheidung.

Die Frage, ob eine Legal Tech Lösung besser in der Cloud aufgehoben ist oder On-Premise für mehr Sicherheit sorgt, kann man nicht ganz so schnell beantworten. Dafür muss man die beiden Prinzipien erst einmal genauer unter die Lupe nehmen. Weder das eine noch das andere ist nämlich per se besser oder schlechter. Viele Kriterien für deine Entscheidung hängen von deinen Anforderungen an das Tool ab, wie der Workflow in deiner Kanzlei aussieht und wie viel Geld du unterm Strich ausgeben möchtest.

Was versteht man unter On-Premise?

On-Premise bedeutet wörtlich übersetzt nichts anderes als “vor Ort” oder genauer gesagt “in den Geschäftsräumen”. Das heißt also, dass diese Lösungen auf den Rechnern in deiner Kanzlei installiert und daher auch offline verfügbar sind. Das klingt erstmal nach einer sehr soliden und sicheren Angelegenheit – wenn da nicht ein paar Nachteile wären, die du auf jeden Fall beachten solltest.

Welche Nachteile hat On-Premise?

Es gibt einige Punkte, bei deren genauerer Betrachtung ganz klar wird, wo On-Premise- Angebote an ihre Grenzen stoßen:

Sicherheit

Auch wenn On-Premise theoretisch sicherer erscheint, gibt es doch auch die Möglichkeit eklatanter Sicherheitslücken. Neben den Angriffen durch Hacker können auch Umwelteinflüsse dein System lahmlegen oder zerstören. So können Brände, Stromausfälle oder Wasserschäden im schlimmsten Fall zu einem vollständigen Datenverlust führen.

Auch wenn On-Premise theoretisch sicherer erscheint, gibt es doch auch die Möglichkeit eklatanter Sicherheitslücken.

Um die perfekte Sicherheit in Form einer starken Firewall und einer Zugangskontrolle musst du dich auf jeden Fall selbst oder mithilfe eines IT-Spezialisten kümmern. Bei Cloud-Lösungen ist das die Aufgabe des Providers und die Kosten dafür sind in den jeweiligen Preisen bereits inkludiert.

Accessibility

Damit On-Premise-Lösungen auch im Homeoffice funktionieren, benötigst du in vielen Fällen eine VPN-Verbindung. Hier können die Setup-Kosten je nach verwendeter Lösung unter Umständen recht hoch werden.

Wartung

On-Premise-Lösungen müssen regelmäßig gewartet und aktualisiert werden. Nicht immer kann man das selbst übernehmen und benötigt daher externe Dienstleister, was wiederum Geld und zeitliche sowie organisatorische Ressourcen benötigt. In der Cloud übernimmt all das der Anbieter.

Kosten

Last but not least kommen wir zu den Kosten und die sind bei On-Premise-Lösungen natürlich um ein Vielfaches höher als bei einer Cloud-Software. Die Anschaffung von geeigneten Servern und einem sicheren Backup-System sind kostspielig und bedürfen der Beratung und Installation durch einen Profi. Cloud-Lösungen kommen mit einem Bruchteil dieses Aufwands aus und benötigen keine zusätzliche Hardware. Durch die mögliche Skalierbarkeit der Anwendungen zahlst du wirklich nur für jene Leistungen, die du auch wirklich brauchst.

Cloud-Lösungen: zuverlässig, mobil und einfach zu verwenden

Die Funktionalität Cloud-basierter Software hat in den letzten Jahren ganz schön aufgeholt, denn mittlerweile setzen Entwickler auf eine einfache Anwendung, intuitives Design und eine übersichtliche Struktur. Damit haben sich Cloud-Lösungen also zu absoluten Must-haves entwickelt, die bei Klienten einen besonders positiven Eindruck hinterlassen.

Cloud-Lösungen haben sich zu absoluten Must-haves entwickelt, die bei Klienten einen besonders positiven Eindruck hinterlassen.

Kein Wunder, schließlich sind sie der offensichtliche Beweis dafür, dass eine Kanzlei mit der Zeit geht. Verfügt das Tool auch noch über die Möglichkeit einer mobilen Nutzung auf dem Smartphone, ist die digitale High-End-Einrichtung deiner Kanzlei perfekt. Außerdem gibt es einige überzeugende Argumente, die für die Nutzung einer Cloud-basierten Software wie IURIO sprechen:

Perfekt fürs Homeoffice und unterwegs

Der Zugriff auf das Programm und sämtliche Daten ist üblicherweise bedeutend einfacher zu ermöglichen als bei On-Premise-Lösungen.

Skalierbarkeit

Die Anwendung kann mit deiner Kanzlei mitwachsen. Gleichzeitig musst du aber auch nicht für Funktionen bezahlen, die du eigentlich gar nicht brauchst.

Zuverlässigkeit

Die ständige Überwachung des Systems durch den Provider macht Cloud-Dienste besonders zuverlässig.

Kosten von Cloud-Lösungen

Cloud-basierte Lösungen sind in den allermeisten Fällen günstiger. Hier entfallen die Kosten für Server, Firewall, Backupsystem, Updates und die regelmäßige Neuanschaffung sämtlicher Systeme. Leider haben Server nämlich eine begrenzte Lebenszeit und müssen daher regelmäßig ausgetauscht werden. Außerdem sollte ein zweiter Server an einem anderen Standort gelagert werden, damit im Falle eines Feuers oder Wasserschadens nicht alle Daten auf einen Schlag verloren gehen.

Cloud-basierte Lösungen sind in den allermeisten Fällen günstiger

Auch das kostet Geld und muss sowohl sicher sein als auch regelmäßig gewartet werden. Hier entstehen schnell Kosten von mehreren tausend Euro, die in regelmäßigen Abständen fällig werden. Bei Cloud-Lösungen entfallen all diese Punkte, denn um die Server kümmert sich der Provider. Mit den monatlichen Gebühren für die Cloud-Software sind also auch sämtliche Hardware-Kosten abgedeckt.

Cloud-Lösungen kannst du ganz einfach und schnell ausprobieren. IURIO bietet dir beispielsweise eine Testversion, die du mit wenigen Klicks und nach einer kleinen Einführung per Videocall auf deinem Laptop und deinem Smartphone testen kannst. Das ermöglicht dir die rasche und unkomplizierte Entscheidung, ob IURIO dir genau jene Anwendungen bietet, die du für die Digitalisierung deines Workflows brauchst.

Sind Cloud-basierte Legal Tech Tools sicher?

Die Sicherheit ist eine der großen Sorgen, wenn es um Cloud-Lösungen geht. Dabei werden diese rund um die Uhr vom Provider überwacht, eventuelle Fehler sofort behoben und regelmäßige Updates und Wartungen durchgeführt. Legal Tech Tools, die in der Cloud liegen, sind also nicht automatisch unsicher und verstoßen nicht zwangsläufig gegen das Berufsrecht. Hier kommt es ganz auf die Umsetzung der einzelnen Tools an. IURIO erfüllt neben den Anforderungen der DSGVO auch die des Berufsrechts und ist damit für Anwälte, Steuerberater und Behörden geeignet. Auch Mandanten schätzen die einfache und mobile Anwendung, die das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten sowie die Kommunikation einfach und praktisch gestaltet.