Legal Tech Software: Cloud-Lösung für eine Schönwetterperiode in Ihrer Kanzlei

Das derzeitige Buzzword „Legal Tech“ bekommt eine Erweiterung – die Software aus der Cloud. Bei Legal Tech Software aus der Cloud kommt zusammen, was eigentlich ohnehin ein Dreamteam ist: In einer webbasierten Cloud tummeln sich hilfreiche IT-Lösungen für Juristerei und Steuerberatung. Gute Legal Tech Software automatisiert Workflows in Kanzleien, und die Cloud ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf die dazugehörige Software. 

Aber Moment – Zugriff von überall? Heißt das auch Zugriff für jeden, und ist das überhaupt sicher? Hier gilt es, genau hinzuschauen, denn Legal Tech Software aus der Cloud ist nicht immer eine Schönwetterwolke. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was es mit Legal Tech Cloud Computing auf sich hat und wie Sie damit Ihre Arbeitsabläufe optimieren.

Was sind Legal Tech Anwendungen?

Legal Tech Anwendungen bezeichnen Software-Anwendungen, die speziell für juristische Berufe konzipiert sind. Sie unterstützen bspw. bei kanzleispezifischen Arbeitsabläufen, optimieren die Zusammenarbeit mit Klienten und automatisieren wiederholbare Prozesse aus den Berufsfeldern Rechts- und Steuerberatung. Damit gestalten Sie Rechtsdienstleistungen effizienter und können Sie mehr Menschen zugänglich machen.

Ihre Vorteile: Mehr Flexibilität mit Legal Tech Cloud Computing für Sie & Ihre Klienten

Wir erleben immer wieder, dass Flexibilität die größte Stärke ist, die Cloud Computing im Bereich Legal Tech zu bieten hat. 

Zur Erläuterung: Cloud Computing bedeutet, dass die Legal Tech Software, die Ihnen den Kanzleialltag erleichtert, nicht etwa auf Ihrem kanzlei-eigenen Server gespeichert ist. Stattdessen wird sie auf einem externen Server in einer Cloud gespeichert, wodurch alle Berechtigten mit Internetzugang von überall darauf zugreifen können.

Nach den technischen Hintergründen nun zu den handfesten Vorteilen, die Ihnen und Ihren Klienten die cloud-basierte Software für Rechtsabteilungen, Kanzleien und Notariate bringt:

• Flexibilität: Wird die Legal Tech Software via Cloud zur Verfügung gestellt, können Ihre Mitarbeitenden und Klienten von überall aus auf die Software-Anwendungen zugreifen – Stichworte Homeoffice und Ortsunabhängigkeit!
• Sicherheit: Datensicherheit & Co sind zu Recht heiß diskutiert, wenn es um Legal Tech Software aus der Cloud geht. Sicherer als viele lokale Lösungen ist Legal Tech dann, wenn Ihr Anbieter die Anwendung DSGVO-konform und hochsicher verschlüsselt in Europa hostet. 
• Wartung: Bei einer Cloud-Lösung für Legal Tech ist der Cloud-Anbieter für die Wartung auf seinen Servern zuständig. Sie müssen also nicht die personellen Ressourcen Ihrer Kanzlei dafür einsetzen. 

Workflow-Automatisierung & Kanzleiorganisation: Cloud – Funktionen first?

So praktisch und flexibel Sie Ihr Kanzleimanagement aus der Cloud auch gestalten können, begehen doch viele Kanzleien einen entscheidenden Fehler: Sie denken in Einzelanwendungen und Funktionen, statt in Arbeitsabläufen. Das Ergebnis ist oft ein Sammelsurium an Teillösungen, die für das große Ganze wenig hilfreich sind. Darum gilt: Workflows first, function second! 

IURIO als Collaboration Suite von Juristen für Juristen bietet Ihnen durchdachte Abläufe und darin sinnvoll eingebettete Funktionen. Grundsätzlich sollte eine gute Legal Tech Software Folgendes im Gepäck haben: 

Webkonferenzen 

Wer in bzw. mit einer digitalen Kanzlei arbeiten will, braucht Webmeetings. Diese Funktion sollte für sicheren, ortsunabhängigen Austausch mit Klienten und Teammitgliedern enthalten sein.

Datentransfer 

Dass E-Mail-Anhänge nicht die optimale Lösung für den Versand sensibler Dokumente ist, dürfte sich herumgesprochen haben. Was Sie brauchen, ist sicherer Datentransfer, um Vertragsentwürfe, Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse mit gutem Gefühl auf die Reise zu schicken.

Digitale Unterschrift

Bei Unterschriften müssen Sie mit der richtigen Legal Tech Software nicht warten, bis die Tinte trocken ist. Stattdessen sollte die E-Signatur bzw. digitale Unterschrift integriert sein. Dann müssen Sie nicht mehr lange auf unterzeichnete Dokumente warten. 

Kommunikationskanäle 

Damit niemand in Versuchung gerät, wohlbekannte Messenger-Dienste mit fragwürdigem Datenschutz beruflich zu nutzen, sollte die Legal Tech Kanzlei Funktionen wie eine Chat- und Nachrichtenanwendung in petto haben.   

Legal Project Management 

Womit wir wieder bei den Workflows wären. Funktionen für Legal Project Management ermöglichen es Ihnen, Arbeitsabläufe zu strukturieren sowie Deadlines und Verantwortlichkeiten im Blick zu behalten und Aufgaben zuzuweisen. Dann weiß die rechte Hand, was die linke tut. 

On-Premises vs. Cloud-Lösung: Legal Tech besser stationär oder webbasiert?

On-Premises und Cloud-Lösung sind zwei Seiten einer Medaille: Der Wert der Legal Tech Software-Lösung bleibt der gleiche, die technische Umsetzung ist jedoch unterschiedlich. Die Cloud-Lösung ist webbasiert, während On-Premises lokal auf Ihrem Kanzlei-Server installiert wird. Welche Implikationen die eine wie die andere Möglichkeit hat, zeigen wir Ihnen hier:

Cloud

On-Premises

Aufwand

Niedrig: Sie nutzen eine Infrastruktur, die bereits vorhanden ist

Etwas höher: Auf Ihren Servern und PCs müssen die Legal Tech Anwendungen erst einmal installiert werden

Flexibilität

Hoch: Mit den entsprechenden Berechtigungen können Teammitglieder wie Klienten von überall aus auf die Legal Tech Software Cloud zugreifen

Etwas geringer: Um die Legal Tech Software nutzen zu können, braucht man entweder Zugang zu Ihrem Server oder eine eigene lokale Installation

Sicherheit

Es kommt darauf an: Wenn die Cloud-Server sicher sind und z.B. in der EU stehen, sind Ihre Daten es auch

Es kommt darauf an: Die Anwendung ist nur so sicher, wie es Ihr interner Server ist und Ihre IT sind

Wartung

Übernimmt der Cloud-Anbieter für Sie

Liegt in Ihren Händen

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Wie Ihnen obige Tabelle zeigt, kann die Legal Tech Software Cloud einige Pluspunkte verbuchen. Oftmals scheint On-Premises sicherer, jedoch hängt diese gefühlte Sicherheit stark davon ab, wie gut Sie Ihre eigenen Server schützen und warten. Da ein zuverlässiger Cloud-Anbieter diesen Service als Teil der Leistung bietet, ist eine Cloud-Lösung für Legal Tech oft die bessere Option. 

IURIO bietet Ihnen beide Versionen, um allen Kundenwünschen gerecht zu werden. Gerne beraten wir Sie dazu, welche Lösung für Ihre Kanzlei die optimale ist.

Software für Rechtsanwälte & Rechtsabteilungen: Cloud oder On-Premises-Lösung mit IURIO

Der Anspruch der Collaboration Suite IURIO ist es, Einzellösungen zu bündeln und juristische Zusammenarbeit im Team wie mit Klienten zu optimieren. Die Software für Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare geht von den Arbeitsabläufen in Kanzleien aus, statt von singulären Funktionen. Ob On-Premises oder via Cloud: Mit IURIO optimieren Sie juristisches Arbeit in seiner Ganzheit.

Ratgeber & FAQ: Was bedeutet die Legal Tech Software Cloud für Ihre Kanzlei?

Ist nun Ihre Entscheidung für die Kanzleiorganisation via Cloud für Sie als Notar, Jurist oder Bilanz- und Steuerprofi gefallen, stellen sich Ihnen möglicherweise diese Fragen:

Kann ich meine bestehende Software weiterhin nutzen?

Grundsätzlich ja. Mit IURIO bspw. können Sie Ihre bestehenden Anwendungen auf einer übergreifenden Plattform bündeln. Dann haben Sie alles auf einen Blick verfügbar, statt mit Insellösungen zu hantieren. 

Kann ich die Cloud-Lösung auch aus dem Homeoffice nutzen?

Einer der großen Vorteile der Cloud-Lösung ist ihre Flexibilität. Alles, was Sie brauchen, sind ein Internetzugang und einen Laptop. Dann kann es losgehen – egal ob in der Kanzlei, zu Hause oder von den Malediven.

Können meine Klienten die Cloud-Lösung auch nutzen?

Ja! Wie für Sie im Homeoffice gilt auch für Ihre Klienten: PC + Internetzugang = Zugang zur Legal Tech Software via Cloud für Video Calls und digitale Signaturen!

Wie sicher sind meine Daten und die Daten meiner Klienten in der Cloud?

Mit dem richtigen Anbieter ist eine Cloud-Lösung für Legal Tech hochsicher. Darum Augen auf bei der Auswahl. Die Server von IURIO bspw. stehen in Europa, was mit Blick auf die DSGVO-Konformität von hoher Bedeutung ist. 

Beim Nachrichtenaustausch über die Collaboration Suite werden die Daten zudem clientseitig verschlüsselt, d.h. sie machen sich schon kodiert auf den Weg zum Empfänger. Somit kann niemand – auch Team IURIO nicht – Ihre Daten einsehen.

Statt Passwörtern (die ja gern mal auf einem Post-it am Bildschirm kleben) werden Zugänge via FIDO2-Authentifizierungsmethoden, wie z. B. Face- oder Touch-ID, geregelt. Solche Details machen den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen sicher und hochsicher aus.

Heiter bis wolkig? Ausblick in die Zukunft der Legal Tech Software Cloud

Die Relevanz – und Akzeptanz – von Software-Lösungen in der Cloud steigt. Auch in juristischen Berufsfeldern setzt sich die Erkenntnis durch, dass Legal Tech Software aus der Cloud eine echte und sichere Erleichterung sein kann. Immerhin wird die kanzleiinterne IT massiv entlastet. Und auch seitens der Klienten wächst der Zuspruch für Cloud-Lösungen, sparen sie ihnen doch ebenfalls Zeit, Aufwand und damit auch Geld. 

Ein noch etwas nebulöses Thema ist die Frage nach Künstlicher Intelligenz in Juristerei und Steuerberatung. Während andere Berufsfelder schon von ersten Winden der Veränderung durchgepustet werden, ist juristische Fachkompetenz nicht durch KI zu ersetzen. Die Cloud allerdings wird mit Blick auf die oben geschilderten Entwicklungen eher zur konstanten digitalen Wetterlage. 

Die Legal Tech Software Cloud: „Down to Earth“ statt über den Wolken

Die Legal Tech Software Cloud bietet Ihnen – immer vorausgesetzt, Sie setzen auf einen seriösen Anbieter – bodenständige Vorteile in der täglichen juristischen Arbeit. Statt einer unsicheren technischen Spielerei gewinnen Sie, Ihr Team und Ihre Klienten Flexibilität, Zeit und damit freiwerdende Ressourcen dank einer sicheren Art der Legal Tech Anwendung.

Mit IURIO können Sie juristische Arbeitsabläufe durchdacht digitalisieren, und das On-Premises wie in der Cloud. Sie benötigen noch Entscheidungshilfe, ob die Legal Tech Software Cloud auch Ihre Wolke 7 in Sachen Digitalisierung ist? Melden Sie sich bei uns – wir beraten Sie gern!

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